Hochschulen und Universitäten müssen bei der Digitalisierung einer Vorreiter-Funktion übernehmen. Durch die Corona Pandemie mussten Hochschulen fast die gesamten Kurse ihrer Semester ohne Vorbereitungszeit auf digitale Formate umstellen. Doch häufig fehlen noch zentrale Basics zur Digitalisierung der Hochschulverwaltung wie z. B. ein zentrales Kontaktmanagement oder eine optimierte Ansprache von Studieninteressierten durch Marketing Automation. Mit einem CRM System, das auch die hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen von Hochschulen erfüllt, werden die Weichen für die Digitalisierung gestellt. Wir haben für Sie die wichtigsten Chancen im Marketing und Vertrieb für Hochschulen und Universitäten zusammengefasst und welches weitere Potenzial ein CRM System bietet.

Transparenz und gute Beratung durch 360 Grad Blick auf den Studieninteressenten

Die transparente Dokumentation aller Aktivitäten mit dem Interessenten in einem CRM System ermöglicht es, dass Ihre Mitarbeiter immer optimal auf den bisherigen Austausch Bezug nehmen. Der Interessent erhält dadurch das Gefühl stets gut beraten zu werden. Außerdem ermöglicht ein 360 Grad Blick auf den Interessenten, dass alle Informationen an einer zentralen Stelle zugänglich sind. Im Gegensatz zur Verwaltung mit Excel entfällt damit der notwendige Zeitaufwand für Ihre Mitarbeiter um die richtigen Dokumente an unterschiedlichen Orten im Dateisystem aufzufinden. Häufig existiert in Hochschulen oder Universitäten noch kein zentrales System, indem die verschiedene Kontakte (z. B. Studierende, Studieninteressierte, Behörden, etc.) verwaltet werden. 

Regelmäßigen Kontakt mit Studieninteressenten durch Workflows sicherstellen

Bei einem Interessenten können die wichtigsten Kennzahlen zentral eingesehen werden, so dass beispielsweise ein regelmäßiger Kontakt mit dem Interessenten stattfindet und keine lange Inaktivität herrscht. Mit Hilfe von Workflows werden automatisierte Aufgaben erstellt, die Ihre Mitarbeiter daran erinnern den Interessenten zu kontaktieren. Das CRM System ADITO xRM bietet bereits im Standard eine Workflow-Engine, die auch Anwendern ohne Programmierkenntnisse die Entwicklung von automatisierten Prozessen ermöglicht. Ein weiteres denkbares Szenario für einen Workflow um den regelmäßigen Kontakt mit dem Studieninteressenten sicherzustellen, ist der automatisierte Versand einer personalisierten E-Mail. Durch die aktive Kontaktaufnahme hat der Interessent das Gefühl, dass er wichtig ist für Sie und fühlt sich an Ihrer Hochschule gut aufgehoben.

Verschärfte Interessensprofile der Interessenten mit Einsatz von Marketing Automation

Durch Analysen beim Versand von Newslettern aus dem CRM System wird das bestehende Interessensprofil verschärft. Die Erkenntnisse aus der Analyse (wie z. B. geklickte Links) kommen in der Beratung und bei zahlreichen Marketing-Maßnahmen zum Einsatz. Ein denkbares Szenario der Marketing Automation ist es, dass der Interessent automatisch eine Einladung zur nächsten Veranstaltung des angeklickten Studiengangs erhält. Darüber hinaus kann der Newsletter auf die Interessen und Eigenschaften Ihres Interessenten angepasst werden, so dass Ihre Interessenten sich besser angesprochen fühlen. Dabei ist es beispielsweise umsetzbar, dass den Interessenten abhängig vom Studiengang ein anderes Foto im Newsletter angezeigt wird. Ein Newsletter und personalisierte E-Mails sind essenzielle Marketinginstrumente. Das CRM System ADITO xRM ermöglicht es, dass Ihre Mitarbeiter auch ohne Programmierkenntnisse Newsletter mit einer Drag & Drop Funktion erstellen.

Alumni Management als glaubwürdiges Marketing Sprachrohr

Alumnis sind ein perfektes Marketinginstrument, da sie glaubwürdig sind und hinter Ihrer Hochschule stehen. Sie treten als Multiplikatoren in einer Community-Plattform, Kontaktbörse oder auf Veranstaltungen Ihrer Hochschule auf. Ein Alumni-Netzwerk hat klare Vorteile für Ihre Hochschule, Studieninteressierte und Studierende. Als Hochschule oder Universität verschaffen Sie sich somit einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dies betrifft vor allem die Umwerbung von Studieninteressierten, Erhöhung der Zufriedenheit von Studenten und daraus resultierend ein verbessertes Image der Hochschule.        

Eine Alumni Netzwerk bietet abseits des Marketings aber noch mehr Vorteile. Alumnis können sich beispielsweise in Hochschul-Gremien beteiligen und das Fundraising mit Unterstützung von Alumnis ist ebenfalls ein wichtiger Faktor bei der Gewinnung von finanziellen Mitteln.

Keine weitere Insellösung und Reports für Marketing sowie Vertrieb

In Hochschulen und Universitäten bestehen häufig bereits Softwarelösungen und hochschuleigene Anwendungen wie z. B. ein Bewerbersystem oder eine bestehende Software zur Veranstaltungsorganisation. Bei der Auswahl eines CRM Systems ist es daher essenziell, dass das CRM System durch Offenheit bei der Integration von Schnittstellen punktet. Die CRM Lösung ADITO xRM ermöglicht Schnittstellen zu allen Drittsystemen, die sich über SOAP, Rest oder API anbinden lassen oder über Datenbanken (uni- oder bidirektional). Die Zusammenführung von Daten aus Drittsystemen in das CRM System vermeidet es, dass eine weitere Insellösung besteht und ermöglicht eine Transparenz über alle Systeme hinweg im CRM System.

Doch nicht nur die Transparenz ist ein schlagendes Argument. Durch die Vernetzung der Systeme können weitergehende Auswertungen vorgenommen werden. Wenn Sie Ihr CRM System mit Ihrem Bewerbersystem vernetzen, kann eine Conversion-Rate erstellt werden, die darüber Aufschluss gibt, wie viele Interessenten in Bewerber umgewandelt werden. Weitere spannende Auswertungs-Szenarien sind beispielsweise, dass Sie analysieren wie lange ein Interessent durchschnittlich vom Erstkontakt bis zur Bewerbung braucht oder wie viel Zeit Sie durchschnittlich in eine persönliche Betreuung investieren.

Neben den Auswertungen, die durch Schnittstellen zu bestehenden Systemen ermöglicht werden, gibt es bereits jede Menge Auswertungen im Standard eines CRM Systems. Durch einen Sales Funnel haben Ihre Mitarbeiter stets im Blick, wie viele Interessenten sich in welcher Phase befinden. Mit der Forecast-Funktionalität erhalten Sie Prognosen, wie viele Interessent sich auf Grundlage der bisherigen Conversion-Rate voraussichtlich bewerben werden. Dadurch können geeignete Maßnahmen abgeleitet werden wie beispielsweise das Ansprechen von allen Leads in einer Phase oder ein verstärktes Neukunden-Marketing zum Generieren von neuen Leads. Die CRM Lösung ADITO xRM bietet neben Standard Auswertungen auch flexible Auswertungen, so dass Sie ohne Programmieraufwand selbst notwendige Auswertungen erstellen können.

Ein CRM System für alle Herausforderungen von Universitäten und Hochschulen 

Die CRM Lösung ADITO xRM ermöglicht es getreu dem Motto “Eine Plattform für all Ihre Herausforderungen”, dass weitere individuelle Prozesse ebenfalls im CRM System abgebildet werden. So ist es für Universitäten und Hochschulen ein spannender Use Case, dass das Drittmittelmanagement im CRM System abgebildet wird. Dadurch haben Sie einen Überblick über alle Drittmittelprojekte mit den jeweiligen Fristen, Förderprogrammen, Drittmitttelgeber und Fördersummen. Aufgaben, die in jedem Drittmittelprojekt anfallen, können automatisiert im Drittmittelprojekt angelegt werden und an Mitarbeiter verteilt werden.