INES IT Video - Tipps zur Nutzung eines DMS

Auf einen Blick erfahren Sie im INES IT Video zu DMS (Dokumentenmanagementsystem) was ein wirkungsvolles DMS für Ihr Unternehmen ausmacht. Lehnen Sie sich zurück und erfahren Sie im „HowTo“-Video zu Dokumentenmanagement, welche Funktionen eine DMS Software abbilden soll und was bei der Anschaffung zu beachten ist.

Warum gewinnt digitale Dokumentenverwaltung an Bedeutung?

Die Flut an Dokumenten, E-Mails und Unterlagen nimmt stetig zu. Deren Archivierung und die Dokumentenverwaltung ist eine wachsende Herausforderung in Unternehmen. Gesteigerter Zeitaufwand einer manuellen Suche nach Dokumenten lässt die Effizienz in Unternehmen sinken, während die Kosten steigen. Ein DMS ermöglicht die Lösung des Problems durch digitale Dokumentenablage und -verwaltung. Ihr Team wird erfolgreicher und arbeitet strukturierter bei effektiver Kostensenkung.

Duplikate lassen Ihnen graue Haare wachsen?

Wie häufig entdecken Sie mehrere unterschiedliche Versionen eines Dokuments in Ihren Archiven? Mehrfach kopiert, immer wieder einer neuen Akte angefügt, bearbeitet und ergänzt? Ein DMS / ECM hilft mit Versionierung diese unnötigen und teilweise irreführenden Duplikate zu eliminieren.

Papierloses Büro wird zur Gegenwart

Ein papierloses Büro wird seit vielen Jahren als Vision der Zukunft propagiert. Mit einer DMS /ECM (Enterprise-Content-Management) Software kann das papierlose Büro zumindest in den unternehmensinternen Abläufen bereits heute zur Realität werden. Der Transport von Dokumenten in Papierform kostet in Unternehmen viel Zeit und damit Geld. Wenn Unternehmen die interne Dokumentablage mittels DMS / ECM digitalisieren, schonen sie die Nerven ihrer Mitarbeiter, strukturieren das Teamwork und sparen bares Geld!

Verschärfter Datenschutz erhöht Handlungsbedarf in Unternehmen

Die Verwaltung und vor allem die revisionssichere, korrekte Archivierung von Dokumenten im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen ist essentiell für Unternehmen! Was bereits heute bedeutsam für die Sicherheit von Unternehmen ist, wird mit der neuen EU Datenschutz Grundverordnung ab Mai 2018 nochmals verschärft: Ein zuverlässiges digitales System zur Dokumentenverwaltung garantiert, dass alle aufbewahrungspflichtigen und -würdigen Dokumente im Archiv verbleiben und zum vorgeschriebenen Stichtag vernichtet werden. Die EU Datenschutz Grundverordnung regelt die Datenverarbeitung sehr genau und weitreichend. Damit alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, ist ein Dokumentenmanagementsystem ein sicherer und wirkungsvoller Weg, welcher Fehler und Probleme weitgehend eliminiert.

Sie haben Fragen zur digitalen Datenablage? Sie wollen sich unverbindlich den Nutzen einer DMS / ECM Software zeigen lassen? – Sprechen Sie mit dem Team von INES IT!

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