Dokumentenmanagement – Kosten senken & Qualität steigern: INES IT berät Unternehmen

Dokumentenmanagement macht‘s möglich: Kostensenkung bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung

Dokumentenmanagement ist eines der Schlagwörter innerhalb der Digitalisierung. Während viele Methoden der Digitalisierung noch im technologischen Reifungsprozess stecken, ist das DMS eine ausgereifte Technologie mit großem Nutzen für Unternehmen jeder Größenordnung.

Jedes Dokument, welches ein Unternehmen erreicht oder dort produziert wird, verursacht bei konventioneller Bearbeitungsweise immens hohen Arbeits- & Zeitaufwand. Häufig wandern Dokumente über viele Schreibtische bis sie schließlich im Aktenarchiv eine dicke Staubschicht ansetzen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beendet diesen sinnlosen Ritt auf dem Amtsschimmel.

Dokumente mit automatisierten Workflows bearbeiten

Ein DMS ermöglicht das digitale Erfassen aller denkbaren Dokumente in Unternehmen. Von Anfragen & Angeboten über E-Mails & Lieferscheinen bis zur Rechnungserfassung: Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden Unterlagen automatisch einem definierten Workflow zugeführt:

  • erfassen
  • kontrollieren
  • freigeben
  • bearbeiten
  • archivieren


Alle Arbeitsabläufe, welche Dokumente in Ihrem Unternehmen durchlaufen, werden erfasst und in einem DMS abgebildet. Die Zeiten mühseligen Weiterreichens von Akten und Dokumenten ist damit vorüber. Automatisch werden Unterlagen der nächsten Hierarchie-Instanz zugewiesen. Transparent sind Zuständigkeiten und Prozess-Status aufgeführt. Dies verhindert Missverständnisse und hilft die Qualität in der Teamarbeit zu verbessern.

Fristen & Abläufe sicher einhalten

Ein klassisches Beispiel ist die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Allzu oft benötigen Unternehmen für die Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung länger, als die Skontofrist dies zulässt. Ein DMS sorgt dafür, dass die Freigabe von Eingangsrechnungen beschleunigt wird und der Skonto sicher in Anspruch genommen werden kann. Auch die Einhaltung von Einreichfristen und wichtigen Timelines kann mit den automatischen Workflows eines DMS abgesichert werden. Transparent werden Zuständigkeiten und Stichtage eingesehen und eingehalten.

Suchzeiten minimieren

Wie oft erleben Sie, dass Mitarbeiter bei Kollegen Akten abfragen oder stundenlang Laufwerke nach einem Dokument absuchen? Bei konventioneller Dokumentenverarbeitung ist dies leider der „alltägliche Wahnsinn“.

Mit der Suchfunktion eines DMS gehört diese Zeitverschwendung der Vergangenheit an. Die Eingabe eines Schlagwortes stößt eine feine Suche im System an und alle gewünschten Daten und Dokumente stehen umgehend zur Verfügung.

Elektronische Akten – weltweite Verfügbarkeit

Mit einem DMS stehen elektronische Akten mit allen gebündelten Informationen weltweit und umgehend bereit. Dies erleichtert das abteilungs- und standortübergreifende Arbeiten wesentlich!

 

Material- & Raumkosten senken

Neben massiver Zeitersparnis ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem auch die digitale Archivierung von Dokumenten & Akten. Damit sparen Sie effektiv an Materialkosten (Papier, Ordner, Druckkosten) und reduzieren die Raumkosten für ein Archiv. Zusätzlich sind Ihre Daten in einem digitalen Archiv geschützt vor Brand- & Wasserschäden und Diebstahl.

INES IT Fazit zu DMS

Moderne Dokumentenmanagementsysteme wie lobodms können komplett auf die Wünsche und Arbeitsabläufe der Kunden von INES IT angepasst werden. Wir wissen, dass viele Unternehmen eine solche Einführung scheuen. Wird das System jedoch tatsächlich maßgeschneidert, so ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern hoch und die Übergangsphase reibungslos. Ein DMS ist sowohl für KMUs als auch Großunternehmen eine wichtige Investition in die Steigerung der eigenen Wertschöpfung, um sich weiterhin in Hochlohnländern am Markt behaupten zu können.

 

Sie wollen mehr zu Dokumentenmanagementsystemen, Einführungsszenarien und Vorteilen erfahren? – Sprechen Sie mit INES IT (Unterneukirchen & Braunau am Inn) – wir beraten Sie gerne.

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