Dokumentenmanagement – Ein Effizienz-Schub für Ihr Unternehmen

Das papierarme Büro ist eine Vision des beginnenden 21. Jahrhunderts, deren Umsetzung jedoch mit einigen Hürden verbunden ist. Durchdachtes Dokumentenmanagement spart bares Geld, bietet Sicherheit und erhöht die Effizienz in Ihren Workflows.  Ein adäquates Dokumentenmanagementsystem (DMS) verhindert nicht nur, dass Dokumente schwer auffindbar in Netzlaufwerken, Postfächern und Datenträgern in Vergessenheit geraten. Auch die umfangreichen Anforderungen des Gesetzgebers und regulatorische Vorgaben (Compliance) an Unternehmen lassen Geschäftsführern und IT-Verantwortlichen kaum eine andere Wahl, als sich eingehend mit dem Thema Dokumentenmanagement zu befassen.
 

Schließlich schaffen es nur Anwendungen, welche Ihre Mitarbeiter tatsächlich in ihrer täglichen Arbeit unterstützen, deren Akzeptanz für die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt zu gewährleisten.

 

Die Experten von INES IT sind in der Lage gemeinsam mit einem starken Partner, der DM Dokumentenmanagement GmbH, ein perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes DMS anzubieten. DM Dokumentenmanagement aus Puchheim bei München ist seit über 20 Jahren einer der führenden Anbieter in diesem Bereich und bietet mit lobodms eines der umfangreichsten und effizientesten Dokumentenmanagementsysteme am Markt.

Was genau ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Dokumentenmanagement bezeichnet die Verwaltung digitaler Dokumente. Im Allgemeinen beinhaltet dies ebenfalls die datenbankgestützte Koordination von Zugriffsrechten, Verfügbarkeit, Austausch, Ein- und Ausgabe, sowie Suche nach Dokumenten. Dieser Begriff umfasst sowohl digital erstellte (z.B. Word-Dokumente, Excel-Dokumente), als auch digitalisierte Versionen (z.B. Scans).

Einsatzgebiete – Wo bringt ein DMS Vorteile?

Intelligentes Dokumentenmanagement geht weit über die Archivierung von Dokumenten hinaus. Im Zuge der Projektierung werden Eingabemasken, Ausgabeformen und Workflows spezifisch an Abteilungen, Kunden oder einzelne Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen angepasst. Die Oberfläche des Key-Account-Managers wird möglicherweise völlig anders aussehen, als jene der Personalabteilung.

Lobodms stellt Lösungen für nahezu alle Dokumententypen und Workflow-spezifischen Anforderungen bereit. An dieser Stelle seien nur einige davon exemplarisch genannt:

 

  • Personalmanagement

Die Verwaltung der Personalstammdaten Ihrer Mitarbeiter können mittels maßgeschneiderter Ein- und Ausgabemasken verwaltet und mit externen Systemen abgeglichen werden. Zugriffe auf die Personaldaten unterliegen einem fein ausdefinierten Rechtesystem.

 

  • Rechnungseingangsworkflow inklusive Formularerkennung

Mit lobodms können Sie den gesamten Rechnungseingangsworkflow für Ihr Unternehmen digital abwickeln. Sowohl das Erfassen eines originären Formats digitaler Rechnungen (e-Rechnung) als auch das Scannen von Papierrechnungen sind dabei im Prozess vorgesehen. Nachdem die Eingangsrechnungen im DMS erfasst sind, kann ein Freigabeprozess angestoßen werden, was die Bearbeitung von Eingangsrechnungen beschleunigt und vereinfacht. Ebenso ist eine Belegerkennung integriert und eine automatische Verbuchung der kaufmännischen Belege in der Buchhaltung möglich. Das DMS optimiert den gesamten Prozess des Rechnungseingangs und endet nicht mit der digitalen Ablage der Eingangsrechnungen.

 

  • Ersetzen der klassischen Dateistruktur

Mit einem DMS werden die klassischen Dateistrukturen ersetzt. Natürlich kann lobodms von INES IT nach Ihren gewohnten Dateistrukturen aufgebaut werden, um das DMS mit höchst möglicher Akzeptanz einzuführen. Trotzdem verfügen Sie mit einem DMS über eine automatische Versionierung von Dokumenten. Ebenso sind die Änderungen von im Team bearbeiteter Dokumente sichtbar und somit alle Änderungen nachvollziehbar. Diese Funktionen vereinfachen den Workflow und erhöhen die Transparenz.

 

 

  • Verwaltung von Verträgen

Hier stehen Vorlagen zur Erstellung, zur Fristenüberwachung und zur Versionshistorie zur Verfügung.

 

  • Formularverwaltung

Formulare können per Vorlage gestellt, Fristen überwacht und Versionen nachvollzogen werden. Zudem sind für Antragstellung, Freigabe oder Ablehnung jederzeit Termine und Personen nachvollziehbar.

 

  • Workflow

Dokumentenmanagement von INES IT und lobodms beinhaltet das applikationsübergreifende Management von Workflows, beispielsweise für Genehmigungsverfahren, Anträge, Angebotsfreigaben usw. Die optionale Verwendung digitaler Signaturen, eines Aufgabenmanagements und von Schnittstellen zu anderen Anwendungen ermöglicht hier maximale Flexibilität.

 

 

  • Archivierung

Rechnungen, Lieferscheine und andere gescannte Dokumente sind aufgrund extrahierter Metadaten in Form von Blindtext, XML oder CSV rasch auffindbar. Barcodeerkennung und automatische Signatur sind nur wenige der zahlreichen Funktionen, welche lobodms bietet.

 

  • E-Mail-Archivierung

Die Archivierung erfolgt nach eigenen Vorgaben. Der Zugriff auf archivierte Mails ist aus dem Client oder aus lobodms heraus möglich.

 

  • Projektakte

Bei dieser DMS-Funktion werden alle Dokumente zu einem definierten Projekt gesammelt. Dabei helfen standardisierte Projektvorlagen, schnell und unkompliziert neue Projekte anzulegen und diese zu verwalten. Auch hier steigt die Nachvollziehbarkeit durch den Einsatz einer Projektakte massiv an. Damit ermöglicht das DMS ein transparentes Teamwork in Projekten.

 

  • Wissensmanagement

Das Wissen Ihrer MitarbeiterInnen ist eine wertvolle Ressource. Um Wissen im Unternehmen zu halten und nicht durch Weggang oder Pesionierung von MitarbeiterInnen zu verlieren, ist ein bewusstes Wissensmanagement von Nöten. Mit lobodms fällt ein organisiertes Wissensmanagement für Unternehmen einfach. Das DMS ist die strukturierte Sammelstelle für das Know-How in Ihrem Unternehmen.

DMS – Ihr Nutzen auf einem Blick

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bringt einen gewissen Aufwand mit sich. Dem stehen Produktivitätssteigerungen gegenüber, welche eine Amortisation nach

 

Konkret ergeben sich diverse Vorteile:

 

Prozessoptimierung

Mit einem DMS angepasst auf Ihre Anforderungen werden Arbeitsprozesse beschleunigt und gleichzeitig die Qualität der Arbeit gesteigert. Ebenso ist der schnellere Informationszugriff mittels DMS eine Erleichterung in Arbeitsabläufen. Die Verbesserung der Transparenz von Abläufen und Arbeitsschritten bringt neues Potenzial in der Mitarbeiterführung und steigert die Qualität des Kundenservices.

 

Suchzeiten minimieren

Die Suchfunktion von lobodms macht das Suchen und Finden von Daten wesentlich einfacher. Ein konkretes Schlagwort reicht, um das System zu durchsuchen und schnell die benötigten Daten und Dokumente verfügbar zu machen.

 

Verfügbarkeit der Daten

Ein DMS ermöglicht sowohl einen besseren Wissenstransfer zwischen Unternehmen und Mitarbeitern (Wissensmanagement), als auch einen höheren Servicegrad Ihren Kunden gegenüber.

 

IT-Sicherheit und Datenschutz

Zentrales Speichern, ausgeklügelte Rechte-, und Rollensysteme, klar nachvollziehbare Vorgänge und deren Dokumentation.

 

Revisionssicherheit

Voraussetzungen für Revisionssicherheit im Sinne der GoBD und AO

 

Kostenersparnis

In Papierform verursachen Dokumente beträchtliche Ablage- (Sortieren, Ablegen, Ordner, Hefter, etc.), sowie Recherchekosten.

 

 

Ihr DMS-Projekt mit INES-IT und lobodms

INES-IT und lobodms realisieren DMS-Projekte von der Ist-Analyse bis zum Rollout für Unternehmen jeder Größenordnung. Dabei gilt es zunächst im Rahmen einer IST-Analyse abzuklären, welche Dokumententypen, -mengen in welchen Strukturen und Prozessen verwendet werden. Auch die bestehende Hard-, und Software wird analysiert.

Darauf basierend wird ein Anforderungsprofil inklusive der Rechtestrukturen erarbeitet. Die Planung des individuellen DMS beinhaltet die Konzeption von Softwarestruktur, Hardware, Workflows, Schnittstellen usw.

Wir übernehmen für Sie nicht nur die gesamte Implementierung, sondern planen mit Ihnen gemeinsam die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Selbstverständlich erhalten Sie auch weiterhin Support im täglichen Betrieb.

Die Planung und Umsetzung von DMS-Projekten durch die Experten von INES-IT und lobodms ist von einigen Grundprinzipien geleitet. Diese gewährleisten, dass Dokumentenmanagement und Archivierung perfekt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist, maximales Commitment durch Ihre Mitarbeiter erreicht und Ihr System durch zukunftsfähig bleibt:

  • Standard-Datenbanksystem MS-SQL-Server als Basis der DMS Datenbank
  • Maximale Usability & leistungsfähige Viewer für intuitives Arbeiten
  • Standardisierte Programmiersprache
  • Offenheit gegenüber anderen Systemen
  • Schnittstellen zu allen benötigten Anwendungen (wieB. SAP, MS Navision, MS Dynamics; ProAlpha und viele mehr) -
  • Dokumente
    • Exportierbar
    • Archivierung im originären Format als eines der Kriterien zur GoBD-Revisionssicherheit
    • Metadaten wie Version, Kommentare etc.
  • Revisionssicherheit

 

Auf Kundenwunsch setzen wir unser Fachwissen dafür ein, alle wichtigen Systeme und Tools in Ihrem Unternehmen (z.B. CRM, Exchange, CAD, Outlook, ERP) nahtlos in das DMS zu integrieren, um maximale Effizienz zu erreichen.

 

Damit stehen Ihnen bei der Umsetzung Ihres DMS-Projektes mit INES IT und lobodms zwei Traditionsunternehmen in Sachen Dokumentenmanagement, IT-Leistungen und der Umsetzung von IT-Projekten zur Seite.

Setzen Sie auf das Know-How, die Erfahrung und die Serviceorientierung zweier etablierter Anbieter. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!