Office 365 – neue Wege der Software-Nutzung

Office 365 ist die Lösung von Microsoft, um Software-Lizenzen (z.B. für Microsoft Office) nicht mehr käuflich zu erwerben, sondern diese temporär für die Nutzung anzumieten. Dabei wird der Zugriff auf die Software über die Cloud als auch lokal gewährleistet. Office-Anwendungen können damit in kurzen Intervallen an die tatsächliche Nutzung in Unternehmen angepasst werden. Je mehr Flexibilität deutsche Unternehmen zeigen müssen, um ihre Stellung am Weltmarkt zu sichern, ein großer Vorteil! Aus diesem Grund rät INES IT auch Großunternehmen sich nicht vor den Neuerungen zu verschließen und offen gemeinsam Möglichkeiten von Office 365 zu reflektieren.

Exchange Postfach & Exchange Server Nutzung bei Office 365

Office 365 bietet die Nutzung eines Exchange Postfachs, welches bereits im Standard-Paket enthalten ist. Gearbeitet wird am PC ganz normal über Outlook oder Outlook Web Access, wobei Outlook-Nutzung ebenso über Office 365 gemietet werden kann. Online Exchange Server Nutzung ist ebenso inkludiert. Im Microsoft Portal ist dieser verfügbar und es können IT-Komponenten verwaltet und Rollen-Rechte-Vergaben vorgenommen werden. Die volle Leistung die man von einem Exchange Server gewohnt ist.

Mails archivieren mit Office 365

Die Mail Archivierung ist notwendig, um Outlook nicht durch hohe Speichermengen zu verlangsamen und trotzdem alle E-Mails wiederherstellen zu können. Die Archivierungsleistung von Office 365 ist dabei die unkomplizierte Lösung um ein Archiv zu erstellen.

Skype for Business – Kommunikation in verstreuten Teams

Mehr als ein Mitarbeiter muss an einem Dokument arbeiten? Um ein Chaos an Kopien und verwirrende Versionen zu verhindern empfiehlt sich die Arbeit mit einer SharePoint-Lösung oder die Nutzung von One Drive for Business.

Die Einrichtung von SharePoint ermöglicht, neben der Verwaltung von Dateien, auch die Bearbeitung und Urbarmachung von Websites, Wikis & Co. – SharePoint ist treffsicher aber komplex. Die Einrichtung erfordert den Support von Experten – INES IT unterstützt seine Kunden bei der Einrichtung von SharePoint kompetent.

One Drive for Business ist die Möglichkeit zur Datenablage und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten innerhalb von Office 365. Damit werden nicht nur die Software-Programme über die Cloud genutzt, sondern auch Arbeitsunterlagen in der Cloud gespeichert. So haben alle Berechtigten Zugriff auf die Dokumente und die gemeinsame Bearbeitung läuft ohne Probleme ab.

Dokumente verwalten und bearbeiten im Team

Wenn viele Mitarbeiter und Teams gleichzeitig an Dokumenten arbeiten müssen, erfordert dies die Einrichtung der richtigen IT-Infrastruktur dafür. Um zig Versionen von Dokumenten und Kopien von Kopien zu verhindern, bieten SharePoint und auch One Drive for Business die richtigen Lösungen.

SharePoint ist die komplexere Lösung für  Unternehmen die eine hohe Zahl an Dokumenten produzieren und für viele Mitarbeiter verfügbar halten müssen. Hier wird nicht nur die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten gelöst, sondern auch die Nutzung von Websites, Wikis u.a. ermöglicht. SharePoint ist extrem leistungsstark, aber auch ein sehr komplexes Tool, welches von Experten eingerichtet und gepflegt werden muss. INES IT bietet Unternehmen mit komplexen Anforderungen den Support in SharePoint durch unser Experten-Team an.

Innerhalb von Office 365 wurde mit One Drive for Business ein Tool zur gemeinsamen Datenablage und Bearbeitung implementiert. Nicht nur die Software-Nutzung erfolgt über die Cloud, sondern auch die Datenspeicherung. Nur Berechtigte haben Zugriff auf die Arbeitsunterlagen in der Cloud. Kooperative Dokumenten-Bearbeitung kann problemlos bewältigt werden.

Protonet ist eine weitere Lösung für extrem reibungslosen Zugriff und Bearbeitung von Dokumenten in Teams. Mit dem privaten Cloudserver von Protonet wird Projektmanagement zum Kinderspiel. Aufgaben, Kalender, Notizen und Dateien verwalten. Chat, Videochat und Benachrichtigung für alle Gruppenmitglieder machen Protonet zu einem wichtigen Tool, das das Management von Dokumenten und Aufgaben in Arbeitsteams und Unternehmen extrem unkompliziert und sicher ermöglicht.

Office 365 – Backups empfohlen

INES IT rät zu kompromisslos verantwortungsbewussten Umgang mit den eigenen Daten und deren Sicherung auch im Cloudbetrieb zu einem täglichen Backup unabhängig von der Cloud. Backups müssen regelmäßig und mit System durchgeführt werden. Bei Office 365 müssen regelmäßige Backups der Exchange Postfächer durchgeführt werden. Unternehmen müssen sich bestmöglich absichern. Dazu gehört es auch Backups in Zeiten der Cloud-Dienste weiter ernst zu nehmen.